Jeśli uważasz, że zatrudnienie dobrego księgowego jest zbyt kosztowne, to poczekaj, aż zatrudnisz złego.
Właśnie otworzyłeś firmę i zaczynasz prowadzić swoją pierwszą działalność. Posiadasz dobry produkt, jesteś pewny, że się sprzeda, więc czujesz się przygotowany na podbój rynku? To świetnie! Życzymy Ci samych sukcesów! Przyznaj… w ramach początkowych oszczędności postanowiłeś jednak samodzielnie zająć się finansami swojej firmy? Uważasz, że firma prowadząca usługi księgowe to tylko zbędny wydatek, bo przecież wystarczy tu dodać, tam odjąć i jakoś to będzie? Nic bardziej mylnego! Rozumiemy, że jeśli dopiero startujesz ze swoją działalnością, to chciałbyś jak najrozsądniej ulokować finanse i ograniczyć niepotrzebne koszty.
Spróbujemy podać Ci kilka rzetelnych argumentów, które mamy nadzieję, przekonają Cię do tego, aby zatrudnić kogoś, kto zajmie się finansami Twojej firmy w sposób fachowy. Jak więc wybrać biuro księgowe?
Otwarcie działalności
Początek prowadzenia księgowości firmy wydaje się prosty. Masz do tej pory zaledwie kilka faktur, więc tak naprawdę wystarczy poświęcić niewiele czasu, aby je zaksięgować. Usiądziesz do tego wieczorem, przy filiżance ulubionej herbaty. Włączysz komputer, program do fakturowania, który kupiłeś przez Internet, uzupełnisz kilka tabelek i gotowe!
Do tej pory radzisz sobie bezbłędnie. Pracujesz wytrwale i po niedługim czasie Twoja firma zaczyna się rozrastać. Większy nakład pracy wiąże się z koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób do pomocy. Pracownik posiadający umowę o pracę na czas określony, nieokreślony, zasiłki chorobowe, urlop z powodu choroby dziecka, ilość comiesięcznych faktur i przeróżnych dokumentów finansowych do wypełnienia zaczyna przyprawiać Cię o ból głowy. W ostatni wtorek pomyliłeś się przy wystawianiu faktury i musiałeś to później długo odkręcać. Tydzień temu dzwonili z ZUS-u, bo zapomniałeś dostarczyć jednego dokumentu. Zbliża się koniec roku i powinieneś zrobić rozliczenie roczne…
Czas na zmiany
STOP! Nadszedł czas, żebyś skorzystał z wiedzy profesjonalistów. Ale jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Przecież to właśnie od niego zależy powodzenie Twoich interesów i dalszy rozwój Twojego biznesu.
Postanowiłeś zapytać Twojego kolegi Marka, bo wspominał ostatnio przy kawie, że dzięki pomocy księgowej dostał spore dofinansowanie. A może poszukać ogłoszeń w Internecie? Czym będziesz się kierował przy wyborze firmy? Jakie kryteria powinny przeważać, żebyś był zadowolony ze współpracy?
Jak wybrać dobre biuro księgowe
Możliwe, że masz już na oku kilka biur. Zanim jednak zdecydujesz się na współpracę z którymś z nich, rozważ kilka istotnych czynników:
Zwróć uwagę na ofertę biura
W jaki sposób odbywa się kontakt z klientem? Czy wymagane jest dostarczenie faktur osobiście, a może pocztą? Nowoczesne biura oferują dostęp do specjalnej platformy, gdzie przedsiębiorca może na bieżąco śledzić stan rozliczenia. Jest to bardzo praktyczne, ponieważ dostęp do swoich dokumentów masz cały czas. Poza tym najkorzystniej jest wybrać biuro, które jest blisko Ciebie. Będzie to dobre rozwiązanie pod względem logistycznym, gdy zajdzie potrzeba pilnego dostarczenia potrzebnych dokumentów.
Jakie usługi proponuje?
Wiele biur rachunkowych oferuje także pomoc w kontaktach z wszelkiego rodzaju urzędami. Czy biuro, które masz na oku, oferuje, że będzie reprezentować Twoją firmę w przypadku niespodziewanych kontroli z ZUS-u, Urzędu Skarbowego itp.? Jeśli tak, to czy za takie usługi będą pobierane dodatkowe opłaty? Jakiej będą wysokości? Doświadczenie pokazuje, że lepiej już na początku współpracy dopytać się o wszelkie możliwe koszty oraz o to, w jaki sposób i w jakim terminie będą naliczane.
Czy ma doświadczenie?
Upewnij się, że osoby mające zająć się Twoimi fakturami posiadają odpowiednie do tego doświadczenie. Czy znają programy rozliczeniowe? Na Twoją prośbę biuro powinno okazać Ci stosowne dokumenty, świadczące o przeszkoleniu pracowników. Dowiedz się także, w jaki sposób będziesz informowany o zbliżających się płatnościach i do kiedy musisz przedłożyć comiesięczne dokumenty.
Czy może pochwalić się pozytywnymi opiniami klientów?
Mówi się, że jeden zadowolony klient opowie o tym pięciu kolejnym osobom. Dowiedz się wcześniej, w jaki sposób będzie odbywać się komunikacja między Tobą a osobą odpowiedzialną za rozliczenia Twojej firmy. Czy będziesz mógł zwrócić się do tej konkretnej osoby o pomoc i poradę, czy będziesz klientem anonimowym?
Czy zna branżę, w której działasz?
Zasięgnij informacji, czy osoba, która będzie zajmować się Twoimi dokumentami, zna się na aktualnych przepisach. Warto dowiedzieć się także czy biuro, które wybrałeś, posiada polisę OC oraz aktualny certyfikat księgowy, który jest wydany przez Ministerstwo Finansów. Obecnie ten dokument nie jest już wymagany, ale jeśli księgowy, którego wybrałeś, ma taki certyfikat, to znaczy, że ma wieloletnie doświadczenie. Za wszelkie nieprawidłowości w dokumentach ponosi odpowiedzialność podatnik.
Cena i jakość
Dobra księgowa jest w cenie. Pamiętaj, że wybór solidnej firmy uchroni Cię przed niepotrzebnymi wydatkami oraz ochroni Twój biznes. Często skutki powierzenia dokumentów niekompetentnej osobie kosztują o wiele więcej środków niż wynagrodzenie dla uczciwej księgowej.
To tylko niektóre kwestie, jakie powinieneś wziąć pod uwagę. Dlaczego powierzenie działalności osobom z doświadczeniem jest tak ważne? Dzięki temu Twoja firma może stale się rozwijać, uzyskasz korzystne wsparcie i pomoc w rozwiązaniu zawiłych dokumentów.
Dobry księgowy chętnie doradzi Ci, o jaką pomoc możesz się ubiegać, do kiedy powinieneś złożyć faktury, jaka forma rozliczeń będzie dla Ciebie korzystna i wiele więcej. Weź pod uwagę powyższe kryteria, nie kieruj się tylko i wyłącznie atrakcyjną ceną.
Biuro księgowe zalicz do jednego ze swoich partnerów biznesowych, dzięki temu Twoja firma będzie dobrze funkcjonować. Znalezienie odpowiedniej firmy świadczącej usługi rozliczeniowe dla Ciebie i Twojej firmy potraktuj jako kolejny krok w rozwijaniu firmy.
